Jetzt mal ehrlich: Die vergangenen Monate haben uns gezeigt, dass auch umfassend durchdachte und detailliert geplante Events vor manch unvorhergesehener Änderung nicht geschützt sind. Auch unabhängig von den aktuellen Entwicklungen kann es leider passieren, dass Veranstaltungen verschoben oder abgesagt werden müssen, beispielsweise wenn der entsprechende Künstler erkrankt. Was du beachten solltest, wenn du solche Planänderungen an deine Kunden kommunizierst, erfährst du im Beitrag.

1. Bevor du startest: Obwohl der Fokus dieses Beitrags auf der Kommunikation mit deinen Ticketkäufern liegt, solltest du in jedem Fall eine Veranstaltungsverlegung oder gar eine Absage zunächst mit den jeweiligen Dienstleistern, Partnern und Akteuren besprechen. Ein neuer Plan kann nur gemeinsam aufgestellt werden.

2. Gib allen Bescheid: Wenn alles Organisatorische geregelt ist, dann kannst du dich an die Event-Teilnehmer wenden. Du solltest ihnen – beispielsweise über ein Mailing – zeitnah mitteilen, dass ihr gebuchtes Event verschoben oder abgesagt wird. Nutze dafür die hilfreiche Massenmailing-Funktion unseres YouTix Mailing-Tools. Neben einem eindeutigen Hinweis in der Betreffzeile, sollte dein Mailing diese elementaren Bestandteile umfassen:

• den Grund für die Verschiebung/Absage – wichtig: Hier solltest du dich ans Wesentliche halten und ggf. auf weiterführende Inhalte – wie Hinweise zur Corona-Pandemie – verlinken.
• alle Informationen darüber, wie es nun weitergeht
• ggf. das neue Veranstaltungsdatum
• Informationen über die Gültigkeit und/oder Rückerstattung der Tickets
• Kontaktmöglichkeiten zum Kundensupport
• ggf. den Link zu den FAQs zum Thema Verlegung oder Absage eines Events – hier kannst du beispielsweise häufig gestellte Frage zu Themen wie „Erstattung” beantworten.

Kommuniziere Änderungen anschließend am besten über all deine Kanäle, zum Beispiel über Social Media und passe die neuen Hinweise auch im Shop oder auf der Website des Events an.

3. Geld zurück oder Gutschein: Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Bundesregierung beschlossen, dass Käufer von Tickets für Kultur- und Freizeitveranstaltungen, die Pandemie-bedingt abgesagt wurden, Gutscheine statt Ticket-Erstattungen erhalten können. Doch auch unabhängig davon, kann statt einer Erstattung auch ein freiwilliger Verzicht angeboten werden, um die Veranstalter zu unterstützen. Über das wleC Voucher-Management-Tool wickelst du deine Rückerstattung oder Gutscheinlösung in jedem Fall unkompliziert und effektiv ab. Mehr darüber, erfährst du hier. 

4. Wissen, was passiert: Behalte bei einer Veranstaltungsverlegung unbedingt die aktualisierten Teilnehmerzahlen im Blick und prüfe regelmäßig, wie das Verhältnis von Rückerstattungen und u.a. neuen Registrierungen ist. Nur so kann sich die Logistik korrekt auf das neue Event vorbereiten.
Unser wleC Feature Teilnahmebestätigung unterstützt dich dabei!

5. Danke sagen: Wann immer es möglich ist, solltest du deine Kunden für ihre Geduld, Loyalität und Flexibilität belohnen. Denn die Verlegung oder Absage eines Events kann zu Enttäuschungen auf Seiten der Fans führen. Das ist absolut nachvollziehbar und ein kleiner Trost in Form von Rabatten oder anderen Goodies zahlt sich in diesem Fall aus. So kannst du – zusätzlich zu verständnisvollen Worten, stetiger Kommunikation und umfassender Betreuung – nochmal ganz deutlich machen, wie wichtig dir deine Kunden sind.